Schriftelijk communiceren met ouders in de kinderopvang… Hoe doe je dat?

Copywriter en communicatiemedewerker Sveva aan het schrijven voor kinderopvangsector.

Er is al heel wat gezegd, geweten en geschreven over mondelinge communicatie met ouders in de kinderopvang. Zeker niet onbelangrijk. Maar wat met schriftelijke communicatie?

‘Ja, maar ze lezen onze brieven, mededelingen of e-mails toch niet’, hoor ik vaak bij opvangmedewerkers. En dat klopt. Ze lezen deze inderdaad niet, ze scannen die. Lezers, en dus ook ouders, hebben gewoon weinig tijd.

Dus maken we maar beter werk van teksten die leesbaar, scanbaar en persoonlijk zijn. Welke teksten? Brieven, mededelingen, nieuwsbrieven, website … Waarom? Zodat élke ouder zich aangesproken voelt. Hoe? Dat leg ik je hieronder haarfijn uit.

Waarom schriftelijk communiceren in de kinderopvang?

Ervan uitgaan dat elke ouder op de hoogte is van een uitstap naar het bos door het meegeven van een brief of een mededeling omhoog te hangen op het bord, is gedoemd om te mislukken.

Is het dan opgelost door de uitstap enkel mondeling mee te delen? Uiteraard niet. Schriftelijke communicatie gaat hand-in-hand met mondelinge communicatie.

Voordelen van schriftelijke communicatie:

  • Het vormt een leidraad en samenvatting van de boodschap die je wilt delen. In je brief of mededeling vermeld je kort de praktische en belangrijke zaken, mondeling geef je eventueel een extra woordje uitleg.

  • Brieven zorgen voor een geheugensteuntje voor de ouders en mededelingen op het bord springen in het oog wanneer ouders toekomen in de opvang.

  • Moest er toch twijfel ontstaan over het vertrekuur richting het bos, het bewijs staat zwart-op-wit. Een mondelinge boodschap is altijd voor discussie vatbaar.

Hoe schriftelijk communiceren in de kinderopvang?

Er zijn 1001 manieren om schriftelijke communicatie een niveau, of twee, hoger te tillen. Ik maakte een selectie van enkele tips die zorgen voor een wereld van verschil. En makkelijk toe te passen zijn. 😉

Je teksten scanbaar schrijven

Scanbaar schrijven… Wasda? Zorgen dat je tekst behapbaar, duidelijk en vlot te scannen is. We lezen in eerste instantie nooit een tekst van begin tot einde. Eerst scannen we met onze ogen en lezen we hier en daar wat flarden, om een beeld te krijgen waarover de tekst gaat. Wat we dan vooral scannen? Titels, tussentitels, vetgedrukte woorden, de eerste paar woorden van een alinea …

Zorg er dus voor dat je tekst vlot te scannen is door:

  • belangrijke woorden vetgedrukt te zetten.
  • titels en tussentitels te gebruiken.
  • witruimte toe te voegen (romanschrijven is een andere discipline).
  • bullets of opsommingen toe te voegen (zie je wat ik hier nu doe? 😊).

Zorgen voor leesbare teksten

Probeer moeilijke woorden en vaktaal zoveel mogelijk te vermijden. Dit helpt ook ouders die niet zo taalvaardig zijn of niet (genoeg) Nederlands begrijpen.

Enkele voorbeelden:

  • Welbevinden → je goed in je vel voelen
  • Immers, eveneens → ook
  • Ten gevolge van → door

Vermijd zoveel mogelijk schrijf- en typfouten. Er kan uiteraard altijd een foutje insluipen en de wereld zal er niet door vergaan. Maar een tekst bomvol fouten komt niet geloofwaardig en professioneel over.

Hierdoor verklein je de kans op fouten:

  • Lees je tekst luidop: zo ontdek je welke zinnen te lang zijn, waar er een woord ontbreekt …
  • Laat je tekst nalezen door een collega.
  • Begin onderaan je tekst na te lezen: door telkens bovenaan te beginnen lees je sneller over je fouten heen, omdat je brein al weet wat er komt.

Je lezer persoonlijk aanspreken

‘Beste ouders, …’ Klinkt bekend, nietwaar? Maar wie voelt zich hier aangesproken, denk je?

Ook al bezorg je één brief aan 100 ouders of hang je een mededeling op voor heel de kinderopvang, toch spreek je je lezer best persoonlijk aan.

Bv. Dag ouder, …

Spreek je je lezer of ouder aan met ‘je’ of met ‘u’? Naar mijn gevoel mag het gerust met ‘je’. Tenslotte bouw je een langdurige en intense band op met elke ouder. Aangesproken worden met ‘je’ komt persoonlijk over, terwijl ‘u’ afstandelijker is.

De keuze ligt volledig bij jou. Maar zorg ervoor dat je de gekozen aanspreekvorm bij alle teksten en communicatie gebruikt. Niets zo vervelend als een tekst of brief waarin ‘u’ en ‘je’ door elkaar gebruikt wordt. Vindt u ook niet?

Actief taalgebruik

Wil je een ouder in actie zetten? Zorg dan voor actief taalgebruik. Zinnen met werkwoorden zoals kunnen, mogen, zullen … komen eerder passief over.

Enkele voorbeelden:

  • ‘Mogen wij je vragen buggy’s niet aan de nooduitgang te gaan plaatsen.’
    → ‘Plaats je buggy niet aan de nooduitgang.’

  • ‘Je kan je via de verantwoordelijke inschrijven.’
    → ‘Schrijf je in via de verantwoordelijke.’

  • ‘Je zal de foto’s van onze uitstap kunnen raadplegen op onze Facebookpagina.’
    → ‘Raadpleeg de foto’s van onze uitstap op onze Facebookpagina.’

  • ‘Fiscale attesten zullen worden bezorgd vanaf 1 maart.’
    → ‘Fiscale attesten bezorgen we vanaf 1 maart.’

Schriftelijke en mondelinge communicatie op elkaar afstemmen

Terug naar onze uitstap naar het bos. Je schreef een brief naar de ouders en er hangt een mededeling op het bord, helemaal volgens de regels van de schrijfkunst. Je bezorgt de brief aan elke ouder. En nu?

Stem je mondelinge communicatie af aan je schriftelijke:

  • Vertel kort wat er in de brief staat als je ze meegeeft.
  • Vraag aan de ouders of ze de mededeling gelezen hebben.
  • Pols bij de ouders of er nog vragen zijn.
  • Ga na of ze alles begrepen hebben en geef een extra woordje uitleg.

Tips & tricks

Eén boodschap per brief of mededeling.

Stel: Je organiseert een wafelenbak om geld in te zamelen. Daarnaast vindt er volgende week een uitstap naar het bos plaats en vraag je aan ouders om regenlaarzen mee te geven. Om te vermijden dat er geld wordt meegegeven naar het bos of dat er regenlaarzen verschijnen op de wafelenbak, maak je best twee mededelingen aan.

Een dringende mededeling?

Ergens de aandacht op vestigen? Wees toch maar zuinig met het gebruik van uitroeptekens! Want zo lijkt het alsof je roept tegen de lezer! Zeker als je meerdere uitroeptekens na elkaar gebruikt!!!!!!

Wat dan wel? Gebruik uitroeptekens met mate en eentje per keer, zet belangrijke woorden vetgedrukt en zorg voor actief taalgebruik.

Gebruik pictogrammen.

Die maken je tekst scanbaar, luchtig en vrolijk.

Zo maak je je boodschap ook duidelijk voor anderstalige ouders, ouders die leesmoeilijkheden hebben of de Nederlandse taal niet voldoende begrijpen.

Enkele voorbeelden:

  • ⏰ : vertrek om 9u00
  • 🧢 : pet of zonnehoed meebrengen

Enkele nuttige (online) taalhulpmiddelen

 

Ga jij aan de slag met je schriftelijke communicatie? Top! Missie geslaagd. 💪
Ik wens je veel schrijfplezier.

Graag advies over je schriftelijke communicatie? Of hulp nodig bij het opstellen ervan?

Neem contact met mij op voor een kennismaking via de knop hieronder. ⤵️

neem contact op

Dit vind je misschien ook interessant